7 招變身 Zoom Meeting 主持達人 | 旭茉JESSICA


Hot key words




主頁 / @Work / 7 招變身 Zoom Meeting 主持達人

7 招變身 Zoom Meeting 主持達人

Vincent Cheung2020-07-29

隨著香港出現第三波疫情,政府部門及各大企業再次陸續實施居家工作。在 "New Normal" 下,視訊會議已成爲一眾上班族日常工作之一部分,而經過這近半年的「Zoom Meeting 人生」,相信大家對於 Zoom 的基本運用已經不陌生,但參與線上會議是一回事,要主持線上會議卻是另一個層次的事宜,要成為「線上會議主持達人」,就不得不知道以下七大秘訣。

Text: Ball   Photo: Courtesy of Zoom

1) 會議開始前記得「自介」

在家工作雖然感覺輕鬆,但不要忘記會議開始時最基本的禮儀!就如面對面會議一樣,線上會議都應該由自我介紹開始。特別在對外的會議中,記得向所有會議參與者表明自己的身份,這樣不但能避免尷尬的局面,還有助營造輕鬆友善的氣氛,令之後的互動環節更為踴躍!

2) 整潔簡約的背景

線上會議的其中一個好處就是更方便「扮」工,怎樣才能令你的會議參與者集中精神在你的會議上?最簡單的方法就是令他們無法「八卦」!簡單收拾房間,或設定虛擬背景,務求令鏡頭内的背景範圍變得整潔簡約。當沒有其他東西可以讓他們分心時,會議參與者也自然會乖乖集中在你的會議内容上。

3) 謹記望鏡頭

在線上會議中,很多時候我們只顧著看螢幕的自己,整理儀容,而忽略與參加者的眼神交流。要讓會議參與者覺得你正看著他們説話,記得要看著自己眼前的鏡頭。否則,對方只會覺得你心不在焉。

4) 關掉通知提示

對於習慣面對面交流的人來説,要集中精神看著眼前的鏡頭實在不是一件易事。在會議進行中,突然收到螢幕上的 WhatsApp 通知,或是日曆事項提示,相信眼睛總會忍不住離開鏡頭,而會議參與者亦會輕易發覺你分了心。所以,記得暫時關掉通知提示,讓你更集中主持會議。

5) 留意音訊和視像設定

在會議開始前,記得檢查是否已經開咪和鏡頭,減低在會議參與者前出現「蝦碌事件」。如果你在會議期間發現有人想説話但沒有聲音,你可以在「管理參與者」的選項中提醒他們開啓音訊。你亦可以在會議開始前預先設定參與者的音訊和視訊。

6) 只邀請必須出席的參與者

邀請沒有必要出席的人參加會議可能會令線上會議質素和效率下降!作爲會議主持人,應該只邀請必要持份者參加會議,確保你能照顧到每一位會議參與者之餘,亦可以保持高質素會議。在會議完結後,你可以在 Zoom Chat 向其他沒有出席會議但有關的持份者發送會議摘要,或傳送會議錄影供參考。

7) 留到最後一刻

就像派對搞手一樣,作爲線上會議主持人,當然要留到會議的最後一刻!這樣不但讓會議參與者有機會提出單對單問題或意見,還可以為你營造不慌不忙的好印象。另外不得不提,在 Zoom 如果主持人比參與者更先離開會議, Zoom 會自動安排另一位參與者成爲會議主持人。

Other Articles